Comment gérer l'accès des utilisateurs à l'add-on Coaching ?

L’add-on Coaching se trouve dans l’onglet “Add-ons”, le dernier onglet de l’application. 

1. Filtrer la page Add-ons pour gérer l'accès des apprenants 

Dans un premier temps, il vous faut filtrer la page Add-on afin que seuls les apprenants autorisés puissent accéder à l’Add-on Coaching. 

Informez votre CSM afin que la page Add-ons puisse être filtrée à partir du champ personnalisé que vous souhaitez. 

2. Activer l'add-on Coaching

L’add-on Coaching est activé par notre service de production, après signature du bon de commande. 

Contactez votre CSM qui vous guidera dans les étapes d’activation. 

Dès que l'add-on Coaching est activé, une nouvelle section apparait sur le menu de gauche dans le Mission Center. 

L'activation de l'add-on Coaching côté application nécessite une republication. 

3. Créer les profils "Coachs" 

Un coach doit à la fois avoir un compte Apprenant et un compte Manager. 

• Le compte Apprenant permet au coach d’accéder à l’application, et donc à l’add-on Coaching. 
• Le compte Manager permet au coach d’avoir les droits nécessaires au rôle de coach :
  • Démarrer une nouvelle discussion
  • Avoir accès à une liste d’apprenants à coacher (= gérer la population du coach)
  • Évaluer des expertises
  • Avoir accès au catalogue des formations (ou à une sélection du catalogue)
  • Recommander des formations 

Pour créer les profils “Coachs”, vous devez : 

• Créer leur compte apprenant, ou les importer dans le Mission Center.

• Créer leur compte manager, ou les importer dans le Mission Center
  Les comptes manager de vos coachs doivent avoir les rôles suivants (a minima) : 
  - “Peut accéder à la section des apprenants"
  - “Peut être un coach dans l’add-on Coaching” 

• Lier les comptes manager aux comptes apprenant via un import CSV 

Le compte manager de votre coach existe déjà ?
Vous devez alors mettre à jour ce compte via un import CSV, afin de lier le compte manager de votre coach à son compte apprenant.
Vous devez également mettre à jour ses rôles manager en cochant les droits “Peut accéder à la section des apprenants” et “Peut être un coach dans l’add-on Coaching”. 

Si votre coach a déjà accès au Mission Center, il peut lui-même lier son compte manager à son compte apprenant via son profil manager. 

Le compte manager de votre coach n’existe pas encore ? 

Nous vous recommandons de procéder à un import CSV qui vous permettra de lier directement le compte manager au compte apprenant de votre coach créé précédemment.
Pensez également à donner les rôles manager “Peut accéder à la section des apprenants” (“roleLearnerManager” sur le fichier d’import CSV) et “Peut être un coach dans l’add-on Coaching” (“roleCoach” sur le fichier d’import CSV). 

Remarque : à partir de la version 3.11, l'import des comptes managers peut être automatisé. Rapprochez-vous de votre CSM ou de votre responsable de compte pour en savoir plus. 

4. Donner accès à une liste d'apprenants à coacher 

La liste des apprenants auxquels un coach a accès est générée automatiquement à partir des valeurs des champs personnalisés renseignés sur le compte manager du coach. 

Vous pouvez gérer les accès directement depuis le profil manager de vos coachs, dans la section “Accès aux apprenants” (“Set filters for learners’ access”). 

Vous pouvez également utiliser le fichier d’import manager au format CSV. Si tel est le cas, faites attention à utiliser la bonne typographie de valeurs. 

Exemple : si vous souhaitez donner accès aux apprenants du champ personnalisé COUNTRY = UK, assurez-vous que ces apprenants sont réunis dans le groupe UK et non pas United-Kingdom. 

5. Assigner des formations que le coach pourra recommander

Au moment de la mise en place de l'add-on Coaching, vous pouvez choisir le périmètre des formations visibles par vos coachs : 

• Par défaut, le coach ne voit que les formations auxquelles son compte manager a accès - ceci est configurable dans le compte manager de votre coach. Cette configuration permet au coach de donner accès à une formation exclusive que l'apprenant ne verrait pas encore dans son catalogue. 
• Sinon, vous pouvez décider que le coach ne verra que les formations auxquelles son apprenant a accès. Ainsi, vous êtes sûr que le coach ne donnera pas accès à une formation que l'apprenant ne devrait pas voir. 

Ce choix se fait au moment de l'activation de l'add-on Coaching avec votre CSM.