Comment utiliser les filtres et les champs personnalisés ?

Remarque : les champs personnalisés ne peuvent être créés / modifiés que par un compte super Admin

Les champs personnalisés spécifiés dans les comptes apprenant permettent de mettre en place des filtres sur les informations afin d'obtenir un affichage plus concis contenant uniquement les données nécessaires. Vous les déterminez lors de la création de votre solution Teach on Mars.

Ils sont modifiables à tout moment et complètent les champs obligatoires, à savoir : 

• Identifiant
• Mot de passe
• Statut : Actif (A) ou inactif (I)
• Relecteur de contenu : Oui ou Non

Remarque : pour le Statut, Actif est la valeur choisie par défaut

Comment créer des champs personnalisés ?

Vous pouvez créer plusieurs champs personnalisés comme bon vous semble. (Exemples de champs personnalisés : Entreprise, Département, Pays, ...).

Remarques :

• Ne pas utiliser de parenthèses dans les champs personnalisés
• Maximum 50 champs personnalisés 
• Maximum 255 caractères par champs

Les filtres peuvent être utilisés dans le Mission Center mais aussi pour les statistiques des exports Excel® :

• Pour permettre plusieurs valeurs pour un champ personnalisé, cochez la case Multi-valeurs
• Pour utiliser les filtres uniquement dans les rapports Excel, cochez la case Seulement dans l’export
• Pour désactiver un champ personnalisé, cochez la case Archiver

Comment utiliser les filtres ?

Les filtres sont utilisés pour de nombreux affichages dans le Mission Center :

• ACCUEIL / Indicateurs clé : Analyse des statistiques de formations ou d’apprenants sur une population filtrée
• COMMUNAUTÉ  / Apprenants : Sélection d'une population filtrée d’apprenants
• COMMUNAUTÉ / Communications / Créer : Les messages créés pour une population filtrée d’apprenants
• ADMINISTRATION / Managers / Rubrique Filtres : Donne aux managers l’accès à une population filtrée d’apprenants
•  / Formations : Vue sur les Formations d'une certaine catégorie. Permet ensuite de donner à une population filtrée d’apprenants un accès à une formation de l'application ToM Enterprise via la rubrique Gérer l'accès aux apprenants  

A quoi servent les champs multi-valeurs ?

Ceux-ci sont utilisés dans le profil par exemple pour effectuer par la suite une recherche. Par contre, ils ne pourront pas être utilisés par la suite pour les filtres des règles d'accès ou règles d'envoi de communication. Les valeurs doivent être séparées par des virgules « , ».

Exemple :

• Un apprenant travaille pour deux filiales d'un client. Il existe un champ personnalisé Filiale.
• Plusieurs filiales existent pour ce client (Lyon, Paris, Marseille, Bordeaux).
• L'apprenant travaillant pour Paris et Marseille aura dans son profil sous le champ Filiale : Paris, Marseille
• Lorsque nous ferons notre recherche pour voir tous les apprenants de « Paris », celui-ci apparaîtra ainsi que tous les autres apprenants de Paris. Il en sera de même si nous effectuons une recherche contenant « Marseille » ainsi que tous les autres apprenants de Marseille. Nous le retrouverons également en faisant une recherche « Paris, Marseille » mais nous ne le trouverons pas en cherchant « Marseille, Paris ».

Par conséquent, on peut en conclure que dans le profil, la virgule est considérée comme un et, mais dans une recherche, la virgule prend la chaîne de caractères complète.

On peut mettre deux valeurs dans un champ sur un profil. Si on fait une recherche, sur l'une ou l'autre valeur, l'apprenant y apparaitra dans les deux cas. Mais on ne peut pas mettre deux valeurs dans un champ quand on fait une recherche, ou qu'on sélectionne une population de destinataires.