Comment inscrire des apprenants à une formation ?

Il y a trois possibilités pour inscrire des apprenants à une formation :

1. créer une règle d'accès depuis la formation
• avec des filtres sur les champs personnalisés
• avec une liste d'adresses email ou logins des apprenants
• avec un code d'accès à communiquer ultérieurement aux apprenants
2. importer un ficher d'inscriptions
3. créer une règle depuis le compte d'un apprenant

1. Création d'accès par une règle d'accès depuis la formation

Sur la page d'Administration de votre formation, dans la section Gérer les accès des apprenants (Training course access rule), cliquez sur Créer (Create).

• Par filtre :

Vous pouvez dès lors sélectionner un ou plusieurs filtres afin d'inscrire vos apprenants

Remarque : Si vous cliquez sur Créer sans avoir utilisé de filtre, TOUS les apprenants ayant accès à l'app (inscrits dans le Mission Center avec le statut Actif) auront accès à la formation

• Par adresse email ou login :

Cliquez ensuite sur Liste d'e-mails

Ajouter vos apprenants soit par leur identifiant de connexion, soit par leur adresse email et terminez en cliquant sur Créer. Si vous devez en ajouter plusieurs, il vous suffit d'utiliser le retour chariot pour passer à la ligne suivante. Les virgules seront automatiquement ajoutées

Votre nombre d'apprenants ayant accès à votre formation par l'intermédiaire de cette règle est mis à jour. Si votre nombre ne correspond pas au nombre d'entrées que vous avez effectué, cela signifie qu'elle n'est pas correcte (erreur dans l'identifiant de connexion ou dans l'adresse email, ou plusieurs comptes ayant différents identifiants de connexion mais la même adresse email).

• Par code d'accès à la formation

La troisième option de règle d'accès consiste à créer un code généré automatiquement. Ce code peut ensuite être communiqué aux apprenants afin qu'ils puissent ajouter eux-mêmes la formation dans leur application. 

Pour plus d'information, veuillez consulter notre article dédié. 

Si vous souhaitez :

• effacer la règle (pour ne plus donner l'accès à tous les apprenants de cette règle), cliquez sur
• modifier la règle (ajouter ou supprimer certains apprenants), cliquez sur

Remarque : il est également possible d'ajouter des dates d'accès à votre règle d'accès. 

2. Création d'accès par l'import d'inscription

Cliquez ensuite sur Import d'inscriptions (Import training enrollments) :

Terminez en cliquant sur Importer (Import). 

Vous aurez une confirmation du nombre d'imports.

Sélectionnez ou non l'option d'envoi d'un email aux apprenants pour les informer et terminez en cliquant sur Confirmer l'import (Confirm import). Un message de confirmation d'import apparaît.

L'import doit être réalisé via un fichier .CSV. Un modèle de fichier .CSV peut être directement téléchargé depuis votre Mission Center

Votre modèle de fichier .CSV est le suivant :

Lire l'article « Comment importer une liste d'apprenants ? » pour en apprendre plus sur le processus de création d'un fichier téléchargeable au format .CSV

Remarque : la première ligne du fichier (contenant les intitulés des colonnes) ne peut en AUCUN CAS ÊTRE MODIFIÉE

Import d'une ou plusieurs inscription(s) :

Dans votre fichier .CSV, les champs à renseigner sont :

• learnerId -  L'identifiant de l'apprenant (obligatoire)
• trainingId - Le code de référence de la formation (obligatoire)
• accessSince - Date à partir de laquelle la formation est accessible (optionnel. Si la date n'est pas renseignée ou si la date est antérieure à aujourd'hui, la formation est accessible dès aujourd'hui)
• accessUntil - Date jusqu'à la veille de laquelle la formation est accessible (optionnel. Si la date n'est pas renseignée l'accès est illimité dans le temps)

Remarque : Pour enlever l'accès à un apprenant, ajouter une date de fin dans la colonne "accessUntil" de votre fichier .CSV

Une fois l'import réalisé avec succès, un écran de confirmation apparaît sur votre Mission Center.

Vous pouvez également informer le(s) apprenant(s) par mail de la création de leur accès dédié. 

Puis-je modifier un accès par import de CSV ?

Suite à l'import de votre règle d'accès, cette dernière est ajoutée dans chacune des formations concernées par l'import.

Pour modifier cette règle, vous devez à nouveau télécharger le fichier .CSV joint dans chacune des règles d'accès.

Cette rubrique regroupe les accès à la formation, vous y retrouvez votre fichier. En cas de besoin vous pouvez ainsi le modifier et l'importer à nouveau pour mettre à jour les droits d'accès.`

3. Création d'accès depuis le compte apprenant

Accédez au compte de l'apprenant que vous souhaitez inscrire à la formation (pour plus d'informations sur la gestion des apprenants, accédez aux sections « Comment modifier un compte apprenant ? » ou Comment supprimer ou désactiver un compte apprenant?)

Cliquez sur Inscription à une formation (Enroll in a training course) :

Complétez la fenêtre popup en y ajoutant le nom (ou code de référence) de la formation, un nom à la règle (facultatif) et terminez en cliquant sur Inscrire (Enroll).

Pour modifier ou supprimer cette règle, accédez à votre Formation et sur la page d'Administration de votre formation, une fois la règle créée pour cet apprenant, vous pouvez :

• effacer la règle (pour ne plus donner l'accès à tous les apprenants de cette règle), cliquez sur
• modifier la règle (ajouter ou supprimer certains apprenants), cliquez sur