Comment inscrire des apprenants à une formation ?

Il y a trois possibilités pour inscrire des apprenants à une formation :

1. par une règle d'accès depuis la formation
• Par filtre
• Par adresse email ou login
2. par l'import d'inscriptions
3. par le compte de l'apprenant

1. CRÉATION D'ACCÈS PAR UNE RÈGLE D'ACCÈS DEPUIS LA FORMATION

Accédez à votre Mission Center et cliquez sur Formations.

Sélectionnez votre Formation et cliquez sur Créer de la rubrique Gérer les accès des apprenants.

• Par filtre :

Vous pouvez dès lors sélectionner un ou plusieurs filtres afin d'inscrire vos apprenants

Note : Si vous cliquez sur Créer sans avoir utilisé de filtre, TOUS les apprenants ayant accès à l'app (inscrits dans le Mission Center avec le statut Actif) auront accès à la formation

• Par adresse email ou login :

Cliquez ensuite sur Liste d'e-mails

Ajouter vos apprenants soit par leur identifiant de connexion, soit par leur adresse email et terminez en cliquant sur Créer

Votre nombre d'apprenants ayant accès à votre formation par l'intermédiaire de cette règle est mis à jour. Si votre nombre ne correspond pas au nombre d'entrées que vous avez effectué, cela signifie qu'elle n'est pas correcte (erreur dans l'identifiant de connexion ou dans l'adresse email, ou plusieurs comptes ayant différents identifiants de connexion mais la même adresse email).

Si vous souhaitez :

• effacer la règle (pour ne plus donner l'accès à tous les apprenants de cette règle), cliquez sur Supprimer
• modifier la règle (ajouter ou supprimer certains apprenants), cliquez sur Editer.

2. CRÉATION D'ACCÈS PAR L'IMPORT D'INSCRIPTIONS :

Accédez à votre Mission Center et cliquez sur Formations.

Cliquez ensuite sur Import d'inscriptions :

L'import doit être réalisé via un fichier .CSV. Un modèle de fichier .CSV peut être directement téléchargé depuis votre Mission Center

 Votre modèle de fichier .CSV est le suivant :

Lire l'article « Comment importer une liste d'apprenants ? » pour en apprendre plus sur le processus de création d'un fichier téléchargeable au format .CSV

Remarque : Vous ne devez PAS modifier la première ligne du fichier (contenant les intitulés des colonnes)

Import d'une ou plusieurs inscription(s) :

Dans votre fichier .CSV, les champs à renseigner sont :

• learnerId -  L'identifiant de l'apprenant (obligatoire)
• trainingId - Le code de référence de la formation (obligatoire)
• accessSince - Date à partir de laquelle la formation est accessible (optionnel. Si la date n'est pas renseignée ou si la date est antérieure à aujourd'hui, la formation est accessible dès aujourd'hui)
• accessUntil - Date jusqu'à la veille de laquelle la formation est accessible (optionnel. Si la date n'est pas renseignée l'accès est illimité dans le temps)

Remarque : Pour enlever l'accès à un apprenant, ajouter une date de fin dans la colonne "accessUntil" de votre fichier .CSV

Une fois l'import réalisé avec succès, un écran de confirmation apparaît sur votre Mission Center.

Vous pouvez également informer le(s) apprenant(s) par mail de la création de leur accès dédié. 

Gestion de l'accès créé par l'import de CSV :

Suite à l'import de votre règle d'accès, cette dernière est ajoutée dans chacune des formations concernées par l'import.

Pour modifier cette règle, vous devez à nouveau télécharger le fichier .CSV joint dans chacune des règles d'accès. Accédez à votre formation depuis votre Mission Center et sur la droite de l'écran vous trouverez la rubrique Gérer l'accès des apprenants. 

Cette rubrique regroupe les accès à la formation, vous y retrouvez votre fichier. En cas de besoin vous pouvez ainsi le modifier et l'importer à nouveau pour mettre à jour les droits d'accès.`

3. CRÉATION D'ACCÈS DEPUIS LE COMPTE DE L'APPRENANT

Accédez au compte de l'apprenant que vous souhaitez inscrire à la formation (pour plus d'informations, lire l'article « Comment créer, mettre à jour, supprimer un compte apprenant ? »

Cliquez sur Inscription à une formation :

Complétez la fenêtre popup en y ajoutant le nom (ou code de référence) de la formation, un nom à la règle (facultatif) et terminez en cliquant sur Créer.

Pour modifier ou supprimer cette règle, accédez à votre Formation et sur la page d'Administration de votre formation vous pouvez :

• effacer la règle (pour ne plus donner l'accès à tous les apprenants de cette règle), cliquez sur Supprimer
• modifier la règle (ajouter ou supprimer certains apprenants), cliquez sur Editer.